1. Contrôleur du système de remplissage

Le responsable du traitement est la société finlandaise Paulig Ltd (numéro d’enregistrement : 0112563-0) ou l’une des sociétés appartenant au groupe Paulig. Ensemble et séparément, ils sont ci-après dénommés « Paulig ». Le responsable du traitement est la société du groupe Paulig avec laquelle vous avez engagé une relation d’affaires ou une autre relation. Une liste des sociétés appartenant de temps à autre au groupe Paulig est disponible ici. 

Nos coordonnées en ce qui concerne la Politique de confidentialité sont :  

Paulig Ltd / privacy matters
Satamakaari 20
FIN – 00980 Helsinki
FINLAND
privacy@paulig.com
Tél : +358 9 319 81

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des idées liées à nos procédures en matière de données personnelles.  

2. À quelles fins utiliserons-nous vos données et pour quels motifs ?

La présente Politique de confidentialité couvre le traitement des données à caractère personnel des représentants de nos clients, clients potentiels, consommateurs, représentants de nos partenaires commerciaux et autres groupes d’intérêt, y compris les représentants des fournisseurs, les organisations offrant des services à Paulig, la presse, les autres parties prenantes et les visiteurs de nos locaux. La présente Politique de confidentialité couvre le traitement des données à caractère personnel liées à toutes les opérations commerciales de Paulig sous toutes les marques Paulig, ainsi qu’à la marque privée et à d’autres opérations, sauf indication contraire.

Vous trouverez ci-après une explication des différences dans chaque catégorie. Un ou plusieurs rôles et objectifs peuvent s’appliquer simultanément aux mêmes données à caractère personnel.  

2.1 Clients, clients potentiels et consommateurs

Fourniture de produits et services et gestion de la relation client

Paulig peut utiliser vos données à caractère personnel pour vous fournir des produits et des services. Cela inclut, par exemple, lorsque vous achetez nos produits pour le compte de votre organisation, utilisez nos services numériques, vous abonnez à nos newsletters et participez à nos événements.  

Paulig utilise également vos données à caractère personnel pour gérer, analyser et améliorer la relation client avec l’organisation que vous représentez. Cette catégorie de traitement comprend les contextes de traitement suivants :  

  • Gestion de la relation client, telle que la conclusion, la mise en œuvre et éventuellement la modification du contrat entre nous et l’organisation que vous représentez et le maintien et le développement de la relation client. Cela inclut également les communications liées à la relation client, telles que la fourniture d’un service client, l’envoi de notifications et d’autres contenus liés à notre relation client ou à nos produits ou services, les alertes importantes et autres avis concernant nos produits ou services ou enquêtes. Nous pouvons également demander des commentaires sur nos produits ou services et répondre aux requêtes et demandes des représentants de clients ou de prospects par le biais de différents canaux. La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime à mener nos activités et votre relation avec l’organisation avec laquelle nous avons établi une relation client concernant nos produits ou services.  
  • Facturation : Cela implique de gérer les factures et les paiements sur la base de notre intérêt légitime à mener nos activités et à entretenir notre relation avec l’organisation avec laquelle nous avons établi une relation client concernant l’utilisation de nos produits ou services.  
  • Organiser des événements, tels que divers séminaires et formations, sur la base de notre intérêt légitime à traiter des données à caractère personnel à des fins liées à l’organisation de l’événement en question. Si vous nous fournissez des catégories spéciales de données à caractère personnel dans ce contexte, telles que des informations sur les allergies ou des besoins alimentaires spéciaux qui peuvent contenir des informations liées à la santé, la base du traitement est votre consentement explicite.  
  • Ventes : Promouvoir la vente de nos produits et services soit à notre initiative, soit à l’initiative d’un représentant d’un prospect sur la base de notre intérêt légitime à promouvoir notre activité. Nous effectuons également des ventes supplémentaires à nos clients existants, en ciblant les représentants de nos clients sur la base de notre intérêt légitime à promouvoir notre entreprise.  
  • Respecter les obligations en vertu de la législation applicable, telles que les obligations fiscales ou liées à la cybersécurité, et répondre aux demandes des autorités basées, par exemple, sur la législation fiscale, la cybersécurité, la législation comptable ou toute autre législation obligatoire. La base du traitement dans ce cas est la disposition pertinente du droit applicable.  
  • Assurer le respect du contrat et le suivi des abus : Assurer et surveiller le respect du contrat entre nous et l’organisation que vous représentez, ainsi qu’enquêter sur toute suspicion d’abus, lorsque la base du traitement est notre intérêt légitime à mener nos activités et à protéger nos intérêts légitimes y afférents.  
  • Permettre l’utilisation de nos sites web : Lorsque vous visitez nos sites web, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel pour vous permettre d’utiliser notre site web et ses fonctions, et pour garantir la sécurité, la fonctionnalité et la stabilité du site web. Cela inclut, par exemple, le traitement pour détecter une utilisation abusive potentielle et des attaques qui compromettent la sécurité de notre site web. La base du traitement est notre intérêt légitime et l’intérêt légitime en question est l’une des finalités mentionnées ci-dessus. La collecte et le traitement ultérieur de vos données à caractère personnel sur notre site web s’effectuent généralement également à l’aide de moyens techniques automatisés, tels que des cookies et des technologies similaires, qui nécessitent généralement votre consentement. Si vous souhaitez plus d’informations sur l’utilisation des cookies sur notre site web, veuillez consulter les informations supplémentaires sur les cookies que nous utilisons en cliquant sur le bouton Paramètres des cookies en bas de notre site web.


Marketing à votre adresse

Paulig pourra vous contacter pour améliorer votre expérience avec Paulig en vous informant sur les produits, services ou promotions que Paulig pourrait offrir. Paulig pourra utiliser vos données à caractère personnel pour personnaliser notre offre et pour vous proposer un contenu plus favorable. Cela signifie, par exemple, faire des recommandations et afficher du contenu et de la publicité personnalisés dans nos services (p. ex des sites web, applications et des e-mails commerciaux) et dans nos services tiers (p. ex des bannières publicitaires).  

La base juridique du traitement à des fins de marketing est notre intérêt légitime, en particulier à promouvoir la vente de nos produits et services et à accroître la notoriété de notre entreprise, de nos produits et de nos services. Le traitement des données à caractère personnel peut également être fondé sur votre consentement, par exemple si vous vous abonnez à notre newsletter ou si le marketing est basé sur des données collectées sur nos sites web par le biais de cookies et que vous avez donné votre consentement à l’utilisation de cookies marketing. De plus, si vous nous fournissez des informations appartenant à des catégories spéciales de données à caractère personnel, telles que des informations sur les allergies ou les régimes alimentaires spéciaux, dont les informations relatives à la santé peuvent différer, la base du traitement est votre consentement explicite.  

Si vous choisissez de participer à nos campagnes (p. ex. concours, cadeaux, etc.), nous pouvons collecter vos données à caractère personnel pour faciliter votre participation, par exemple pour contacter les gagnants ou distribuer des produits. Nous ne traiterons les données à caractère personnel à des fins de campagne qu’avec votre consentement explicite.

Si vous avez accepté les cookies de marketing sur nos sites web, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel pour vous fournir du contenu marketing pertinent sur les plateformes de réseaux sociaux, par e-mail, sur les sites web ou dans nos services en fonction de vos préférences. Ce type de traitement est appelé profilage et a pour but de produire du marketing personnalisé, d’améliorer votre expérience utilisateur dans nos services et sur nos sites Web, et de fournir des produits et services qui correspondent aux préférences de nos clients. Nous pouvons également combiner les informations collectées par profilage avec d’autres informations que nous avons collectées sur la base de la relation client entre nous et votre organisation. Si vous souhaitez plus d’informations sur l’utilisation des cookies sur notre site Web, veuillez consulter les informations supplémentaires sur les cookies que nous utilisons en cliquant sur le bouton Paramètres des cookies en bas de notre site web.  

Gestion et développement de produits et services

Paulig pourra utiliser vos données à caractère personnel pour gérer et développer les opérations commerciales de Paulig, y compris nos produits et services. Le traitement des données à des fins de développement de produits et de services peut être effectué de manière anonyme ou avec des identifiants. Dans la mesure où des données à caractère personnel sont traitées, le traitement dans ces contextes est basé soit sur le consentement de la personne concernée (p. ex. activités de développement basées sur la recherche ou des enquêtes), soit sur notre intérêt légitime à développer nos activités, produits et services. Si vous choisissez de nous fournir des données à caractère personnel sur vos allergies ou d’autres données liées à la santé, la base du traitement est votre consentement explicite.  

Autres intérêts commerciaux légitimes

Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel pour d’autres intérêts commerciaux légitimes, tels que la garantie et le renforcement de la sécurité et de la sûreté de nos systèmes d’information, de notre réseau et de nos locaux, la protection de nos propriété, la prévention des abus, l’enquête sur les abus suspectés ou d’autres fins légitimes similaires. Le traitement des données à caractère personnel repose sur notre intérêt légitime, et l’intérêt légitime en question est les finalités commerciales énoncées ci-dessus.  

2.2 Groupes d’intérêts

Par groupes d’intérêt, nous entendons, par exemple, les représentants des fournisseurs et prestataires de services proposant des produits et services à Paulig, les représentants de la presse et d’autres parties prenantes, et les visiteurs de tous les locaux de Paulig.  

Gestion, analyse et amélioration de la relation

Paulig pourra utiliser vos données à caractère personnel pour gérer, analyser et améliorer la relation avec vous et l’organisation que vous représentez. Cette catégorie de traitement comprend les contextes de traitement suivants :

  • La gestion de la relation commerciale, telle que la conclusion, la mise en œuvre et éventuellement la modification du contrat entre nous et l’organisation que vous représentez, ainsi que le maintien et le développement de la relation commerciale. Cela inclut également les communications liées à la relation, telles que l’envoi de notifications et d’autres contenus liés à notre relation commerciale, d’alertes importantes et d’autres communications de ce type liées à notre relation commerciale. Nous pouvons également répondre à vos requêtes et demandes par le biais de différents canaux. La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime à mener nos activités et votre relation avec l’organisation avec laquelle nous avons établi une relation commerciale concernant des produits ou des services. 
  • Gestion des factures et des paiements sur la base de notre intérêt légitime à mener nos activités et de votre relation avec l’organisation avec laquelle nous avons établi une relation commerciale.  
  • Organiser des événements, tels que divers séminaires ou formations, sur la base de notre intérêt légitime à traiter des données à caractère personnel à des fins liées à l’organisation de l’événement en question. Si vous nous fournissez des catégories spéciales de données à caractère personnel dans ce contexte, telles que des informations sur les allergies ou des besoins alimentaires spéciaux qui peuvent contenir des informations liées à la santé, la base du traitement est votre consentement explicite.  

Respecter les obligations en vertu de la législation applicable, telles que les obligations fiscales et liées à la cybersécurité, et répondre aux demandes des autorités basées, par exemple, sur la législation fiscale, comptable ou de cybersécurité ou sur d’autres législations obligatoires. La base du traitement dans ce cas est la disposition pertinente du droit applicable.  

Assurer le respect du contrat et contrôler les abus : Assurer et surveiller le respect du contrat entre nous et l’organisation que vous représentez, ainsi qu’enquêter sur toute suspicion d’abus, lorsque la base du traitement est notre intérêt légitime à mener nos activités et à protéger nos intérêts légitimes y afférents.  

Permettre l’utilisation de nos sites web : Lorsque vous visitez nos sites web, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel pour vous permettre d’utiliser notre site web et ses fonctions, et pour garantir la sécurité, la fonctionnalité et la stabilité du site web. Cela inclut, par exemple, le traitement pour détecter une utilisation abusive potentielle et des attaques qui compromettent la sécurité de notre site web. La base du traitement est notre intérêt légitime et l’intérêt légitime en question est l’une des finalités mentionnées ci-dessus. La collecte et le traitement ultérieur de vos données à caractère personnel sur notre site web s’effectuent généralement également à l’aide de moyens techniques automatisés, tels que des cookies et des technologies similaires, dont l’utilisation nécessite généralement votre consentement. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’utilisation des cookies sur notre site web, veuillez consulter les informations supplémentaires sur les cookies que nous utilisons en cliquant sur le bouton « paramètres des cookies » en bas de notre site web.  

Gestion et développement de produits et services

Paulig pourra utiliser vos données à caractère personnel pour gérer et développer les opérations commerciales de Paulig, y compris nos produits et services. Le traitement des données à des fins de développement de produits et de services peut être effectué de manière anonyme ou avec des identifiants. Dans la mesure où des données à caractère personnel sont traitées, le traitement dans ces contextes repose soit sur le consentement de la personne concernée, soit sur notre intérêt légitime à développer nos activités, produits et services.  

Autres intérêts commerciaux légitimes

Nous pouvons également traiter vos données à caractère personnel pour d’autres intérêts légitimes liés à notre activité, tels que la garantie et l’amélioration de la sécurité de nos systèmes d’information, de notre réseau et de nos locaux, la protection de nos biens, la prévention des abus, l’enquête sur les abus suspectés ou d’autres fins légitimes similaires. Le traitement des données à caractère personnel repose sur notre intérêt légitime, et l’intérêt légitime en question est les finalités commerciales énoncées ci-dessus.  

Les outils d’IA se développent et certaines de vos données à caractère personnel peuvent être traitées par des outils d’IA utilisés par Paulig (tels que Copilot dans l’environnement M365) afin d'assister notre travail de connaissance, nous aider à développer nos produits et services ou vous fournir des contenus plus pertinents. 

3. Quels sont les types de données à caractère personnel que nous pouvons collecter à votre sujet ?

Dans le cadre des activités de traitement susmentionnées, nous pouvons traiter les types de données suivants et les modifications apportées à ces types de données :  

3.1 Données à caractère personnel pouvant être traitées de toutes les personnes concernées

Informations de base, traitées à des fins de fourniture de produits et de services (le cas échéant), de gestion des relations avec les clients ou d’autres relations commerciales, de marketing (le cas échéant), de gestion et de développement de nos produits et services, ainsi qu’à des fins d’autres intérêts commerciaux légitimes de Paulig, y compris des données telles que :

  • nom et prénom
  • Informations de contact (adresse électronique, numéro de téléphone et/ou adresse postale)
  • genre (p. ex. à des fins de personnalisation des e-mails ou dans le cadre d’une enquête dans laquelle nous souhaitons en savoir plus sur l’utilisateur à des fins de développement de produits, par exemple)
  • préférences linguistiques
  • informations sur le moment où vos données ont été collectées

Informations sur les communications et autres correspondances entre vous et nous, traitées à des fins de fourniture de produits et de services (le cas échéant), de gestion des relations clients ou autres, de marketing (le cas échéant), de gestion et de développement de nos produits et services, ainsi qu’à des fins d’autres intérêts commerciaux légitimes de Paulig, y compris des données telles que :

  • informations sur les campagnes, promotions et autres communications vous étant destinées, ainsi que leur utilisation, y compris la participation à des événements
  • intérêts et autres informations ou données d’enquête fournies par vous
  • choix de marketing direct
  • informations sur l’utilisation des services numériques de Paulig ainsi que du contenu numérique créé par vous et vos interactions avec nos services numériques
  • données collectées automatiquement (p. ex l’adresse IP, le système d’exploitation de votre appareil, le type de navigateur et la langue)
  • identifiants de l’appareil mobile (comme l’ID unique de votre appareil et le nom de votre appareil)
  • enregistrements des conversations téléphoniques du service client ainsi que de la correspondance par e-mail et chat 

Si vous avez donné votre consentement explicite, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel sur les allergies ou les besoins alimentaires spéciaux (par exemple, aux fins de participation à notre événement ou de recherche sur nos produits).  

3.2 Représentants des clients

Outre la liste figurant au point 3.1, Paulig peut collecter les types de données énumérés ci-dessous, traitées à des fins de fourniture de produits et de services, de gestion des relations avec les clients ou d’autres relations commerciales, de marketing, de gestion et de développement de nos produits et services, ainsi qu’à des fins d’autres intérêts commerciaux légitimes de Paulig :  

  • intitulé et/ou description des postes actuels et précédents relatifs aux relations client de Paulig
  • nom et informations sur l’activité de l’organisation pour laquelle vous travaillez actuellement ou pour laquelle vous avez travaillé, relatifs à la relation client de Paulig
  • abonnement, achat et historique des avis

3.3 Représentants des clients potentiels

Outre la liste figurant au point 3.1, les données à caractère personnel pouvant être traitées sur des représentants de clients potentiels comprennent des données telles que :  

  • titre et/ou description de l’emploi actuel
  • nom et les coordonnées de l’organisation pour laquelle vous travaillez actuellement
  • informations sur votre précédent emploi dans une organisation qui est un client de Paulig

3.4 Consommateurs

Outre la liste figurant au point 3.1, les données à caractère personnel pouvant être traitées concernant les consommateurs comprennent des données telles que :  

  • historique des abonnements, des achats et des commentaires, traités à des fins telles que notre processus de gestion des réclamations et de réponse aux produits
  • date de naissance, si fournie volontairement
  • noms d’utilisateur de réseaux sociaux  
  • activités sur les canaux de Paulig ou en lien avec ceux-ci (p. ex. réseaux sociaux)

3.5 Groupes d’intérêts

Outre la liste figurant au point 3.1 Paulig peut collecter les types de données énumérés ci-dessous, traitées à des fins de gestion des relations commerciales, de gestion et de développement de nos produits et services, ainsi qu’à des fins d’autres intérêts commerciaux légitimes de Paulig :  

  • titre et/ou description des emplois actuels et précédents relatifs à la relation client de Paulig
  • nom et les coordonnées de l’organisation pour laquelle vous travaillez actuellement ou pour laquelle vous avez travaillé, relatifs à la relation client de Paulig
  • contenu que vous avez créé relatif à Paulig (p. ex articles de presse écrits par vous)
  • votre propre confirmation de votre état de santé lors d’une visite dans les locaux de production de Paulig afin d’assurer la sécurité alimentaire et des produits dans nos locaux de production
  • détails concernant les voitures dans les locaux de production de Paulig afin de surveiller le trafic entrant et sortant (p. ex. pour s’assurer que le bon véhicule a reçu la bonne quantité de marchandises)  

4. Quelles sources utilisons-nous pour collecter vos données à caractère personnel ?

4.1 Sources applicables à tous les sujets de données

Paulig collecte des données à caractère personnel directement auprès de vous, par exemple:  

  • formulaires du site web (p. ex. promotions commerciales, abonnements à la newsletter, campagnes, formulaires d’avis, recherche et participation à une étude),  
  • applications mobiles,
  • formes physiques, p. ex à des événements et les magasins,
  • conversations téléphoniques, correspondance par email et services chat,
  • communications du service client

Lorsque vous visitez notre site web, nous utilisons des cookies et d’autres technologies automatisées similaires pour collecter des données à caractère personnel. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’utilisation des cookies sur nos sites web, veuillez consulter les informations supplémentaires sur l’utilisation des cookies en cliquant sur le bouton paramètres des cookies en bas de notre site web.  

Dans certains cas, nous pouvons également collecter des données à caractère personnel auprès d’autres sources. Ces sources peuvent inclure, par exemple, des partenaires de marketing, des sources publiques ou des services gérés par des tiers, tels que des services de données fournis par différents fournisseurs de services.  

4.2 Représentants des clients

Dans certains cas, nous recevons des données à caractère personnel d’autres représentants de votre organisation, par exemple lorsque les coordonnées d’un interlocuteur d’un client deviennent obsolètes (p. ex. lorsque l’interlocuteur change, l’ancien interlocuteur nous fournit généralement les coordonnées du nouvel interlocuteur). Dans les situations où les coordonnées de la personne de contact sont obsolètes et que nous n’avons pas de nouvelles coordonnées, nous pouvons également, p. ex. rechercher des informations sur le site web du client. Paulig collecte également des données à caractère personnel dans les boutiques en ligne de Paulig.

4.3 Représentants des clients potentiels

Paulig peut collecter des données à caractère personnel à partir des sites web des entreprises et des organisations, du registre du commerce ou de sources similaires tenues par les autorités, les réseaux sociaux et d’autres sources publiques.  

4.4 Consommateurs  

Paulig pourra collecter des données personnelles des chaînes de réseaux sociaux de Paulig à propos du contenu relatif aux secteurs d’activité de Paulig.

4.5 Groupes d’intérêts

Paulig peut collecter des données à caractère personnel à partir des sites web des entreprises et des organisations, du registre du commerce ou de sources similaires tenues par les autorités, les réseaux sociaux et d’autres sources publiques.   

5. À qui pouvons-nous transférer et assigner vos données à caractère personnel ?

Paulig ne vend, ni loue, ni divulgue vos données à caractère personnel à des tiers en-dehors de Paulig sauf mention contraire ci-dessous.

Paulig pourra partager vos données à caractère personnel avec des tiers autorisés exécutant des services pour Paulig aux fins décrites dans cette Politique de confidentialité dans les limites de la loi applicable. Il peut s’agir, par exemple, de fournir des services tels que le service clientèle, les services logiciels, la gestion et l’analyse des données à caractère personnel, la réalisation de recherches et d’enquêtes, la gestion et l’exécution de diverses campagnes et l’organisation d’événements.  

Parce que Paulig protège vos données à caractère personnel sérieusement, Paulig n’autorise pas ces entreprises à les utiliser à d’autres fins que l’exécution de ces services et Paulig en a besoin pour protéger vos données à caractère personnel conformément à cette Politique de confidentialité.

Paulig pourra partager vos données à caractère personnel avec des tiers soigneusement sélectionnés à des fins de marketing direct conjoint ou indépendant. Le partage de vos données à de telles fins pourra, en principe, uniquement se faire lorsque les fins planifiées du tiers ne seront pas incompatibles avec les fins de Paulig décrites dans cette Politique de confidentialité. Seule la quantité nécessaire de données à caractère personnel est partagée avec des tiers. Nous pouvons également divulguer des données à caractère personnel, par exemple à une agence de recouvrement à des fins de recouvrement ou à d’autres prestataires de services ou partenaires, mais uniquement dans la mesure où l’exécution de leurs tâches nécessite le traitement des données à caractère personnel divulguées. Les destinataires des données peuvent agir en tant que responsables du traitement indépendants ou en tant que responsables du traitement conjoints avec nous.  

Paulig pourra partager vos données à caractère personnel sur ordonnance valide d’un tribunal ou de tout autre organe officiel ayant l’autorité suffisante. La police et d’autres autorités peuvent nous demander l’accès à vos données à caractère personnel. Dans ces cas, nous ne transmettons les données que si nous sommes tenus de le faire par une obligation légale, une ordonnance judiciaire ou une obligation impérative similaire. Nous pouvons également divulguer des données à caractère personnel si la divulgation est nécessaire pour faire valoir des revendications légales ou se défendre contre de telles revendications, soit dans le cadre d’une procédure judiciaire, soit dans le cadre d’une procédure administrative.  

Paulig pourra partager vos données à caractère personnel dans le cadre d’une fusion, acquisition, vente des actifs de l’entreprise ou transmission du service à un autre fournisseur. Ceci s’applique également dans les rares cas d’insolvabilité, de faillite ou de séquestre dans lesquels vos données à caractère personnel seraient transférées à une autre entité suite à de telles procédures.

6. Vos données à caractère personnel sont-elles transférées vers des pays en dehors de l’UE ?

Les services de Paulig pourront être fournis en utilisant les ressources et les serveurs situés dans différents pays. Par conséquent, Paulig pourra transférer vos données à caractère personnel en-dehors du pays dans lequel vous utilisez nos services, y compris dans des pays en-dehors de l’UE et de l’EEE n’ayant pas de lois offrant une protection spécifique des données à caractère personnel ou ayant des règles juridiques différentes concernant la protection des données.  

Dans de tels cas, Paulig s’assure qu’il existe une base juridique pour un tel transfert et qu’une protection adéquate de vos données à caractère personnel est assurée conformément à la législation applicable, par exemple en utilisant des contrats types approuvés par les autorités compétentes, en particulier les clauses contractuelles types de la Commission européenne (le cas échéant), et en exigeant l’utilisation d’autres mesures techniques et organisationnelles appropriées en matière de sécurité de l’information. Les clauses contractuelles types sont disponibles ici.

7. Pendant combien de temps utilisons-nous vos données à caractère personnel ?  

Paulig conservera les données à caractère personnel uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles les données à caractère personnel ont été collectées, conformément à la législation applicable. Lorsque nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel, nous les supprimons de nos systèmes ou les anonymisons de manière irréversible.  

Vous trouverez ci-dessous les périodes de conservation générales applicables à tous les groupes de personnes concernées :  

  • Visites dans nos locaux : Les données à caractère personnel collectées et stockées pour les visites dans nos locaux seront supprimées au plus tard à la fin de la 1re année civile suivant la visite.  
  • Événements : Les données à caractère personnel collectées et stockées pour et lors des événements, y compris les informations sur les participants et les prospects, seront supprimées au plus tard à la fin de la 1ère année civile suivant l’événement.  
  • Service clientèle : Les données à caractère personnel stockées à des fins de service clientèle seront supprimées au plus tard à la fin de la 1ère année civile suivant la dernière interaction enregistrée avec le service clientèle.
  • Marketing : Les données à caractère personnel stockées à des fins de marketing seront supprimées au plus tard à la fin de la 1ère année civile suivant la dernière activité enregistrée. Toutefois, les données à caractère personnel traitées à des fins de marketing sur la base de votre consentement, par exemple si vous vous êtes abonné à une newsletter, peuvent être conservées tant que vous retirez votre consentement.  
  • Recherche et enquêtes : Les données à caractère personnel traitées à des fins de recherche ou d’enquête seront traitées pendant la durée de la recherche ou de l’enquête, et jusqu’à la fin de la 3ème année civile suivante.

Veuillez également noter que les périodes de conservation peuvent varier en fonction du pays dans lequel le responsable du traitement, c’est-à-dire chaque société particulière du groupe Paulig, est établie. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur les périodes de conservation d’une société spécifique du groupe Paulig, veuillez contacter l’équipe chargée de la protection de la vie privée de Paulig (coordonnées à la section 1).

Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur certaines périodes de conservation des données à caractère personnel de chaque sous-groupe.  

7.1 Clients

La période de conservation des données à caractère personnel des représentants de nos clients est finalement liée à la durée de la relation client entre nous et l’organisation que vous représentez, après quoi les données à caractère personnel sont supprimées conformément à nos processus définis. Toutefois, nous pouvons conserver les données à caractère personnel même après la période de conservation définie, dans la mesure où les données sont nécessaires et le traitement est justifié, par exemple pour protéger nos droits.  

La durée de conservation minimale générale des données à caractère personnel des représentants de nos clients est de 3 ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle le contrat avec le client a été résilié. Si la personne de contact du client change, nous supprimerons les données de la personne de contact précédente de nos systèmes de données dans un délai raisonnable après le changement.  

Les documents contractuels réels, qui peuvent également contenir des données à caractère personnel, sont conservés pendant au moins 10 ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle le contrat a pris fin. Cela s’applique également à toute communication faisant partie du contrat ou clarifiant le contenu du contrat. Les données à caractère personnel enregistrées dans des documents considérés comme faisant partie du matériel comptable, tels que les factures, sont conservées jusqu’à la fin de l’année civile au moment de l’émission de la facture et 6 ans après, sur la base de la législation comptable.  

Après la durée indiquée ci-dessus, Paulig pourra traiter une partie de vos données à caractère personnel et vous considérer comme le représentant d’un client entreprise potentiel. Veuillez noter que les données à caractère personnel peuvent également être conservées plus longtemps si leur conservation est justifiée par un lien approprié entre nous et la personne concernée ou par le consentement donné par la personne concernée, par exemple à des fins de marketing, et si la personne ne s’est pas opposée au traitement ou n’a pas retiré son consentement.  

7.2 Clients potentiels

Paulig pourra toujours traiter vos données à caractère personnel car Paulig a pour but de construire une relation client avec l’organisation que vous représentez. Une fois la relation client établie, la durée du traitement est définie dans le point 7.1 ci-dessus concernant les clients.  

7.3 Consommateurs

Campagnes : Données à caractère personnel traitées aux fins de la réalisation d’une campagne (p. ex. concours, jeu-concours, etc.), nous les traiterons pendant la campagne et jusqu’à la fin de celle-ci, ainsi que jusqu’à la fin de la 1ère année civile suivant la fin de la campagne.

Gestion des réclamations produits : Les données à caractère personnel traitées aux fins de notre processus de gestion et de réponse aux réclamations concernant les produits seront traitées pendant toute la durée du traitement de votre réclamation et jusqu’à la fin de la 3ème année civile suivante.

7.4 Groupes d’intérêts

La durée de conservation des données à caractère personnel des représentants de nos partenaires commerciaux et d’autres groupes d’intérêt (p. ex. fournisseurs et prestataires de services tiers) est en fin de compte liée à la durée de la relation commerciale entre nous et l’organisation que vous représentez, après quoi les données à caractère personnel sont supprimées conformément à nos processus définis. Toutefois, nous pouvons conserver les données à caractère personnel même après la période de conservation définie, dans la mesure où les données sont nécessaires et le traitement est justifié, par exemple pour protéger nos droits.  

La durée de conservation minimale générale des données à caractère personnel des représentants de nos partenaires commerciaux et d’autres groupes d’intérêt est de 3 ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle le contrat ou la relation commerciale avec l’organisation que vous représentez a été résilié(e). Si la personne de contact du partenaire commercial change, nous supprimerons les données de la personne de contact précédente de nos systèmes de données dans un délai raisonnable après le changement.  

Les documents contractuels réels, qui peuvent également contenir des données à caractère personnel, sont conservés pendant au moins 10 ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle le contrat a pris fin. Cela s’applique également à toute communication faisant partie du contrat ou clarifiant le contenu du contrat. Les données à caractère personnel enregistrées dans des documents considérés comme faisant partie du matériel comptable, tels que les factures, sont conservées jusqu’à la fin de l’année civile au moment de l’émission de la facture et 6 ans après, sur la base de la législation comptable.  

8. Comment pouvez-vous exercer les différents types de droits que vous avez ?  

Tous les droits peuvent être exercés en contactant l’équipe de Paulig chargée de la protection de la vie privée en utilisant les coordonnées indiquées dans la section 1 ci-dessus. L’équipe vous indiquera comment exercer un droit spécifique. Si Paulig a des doutes raisonnables concernant l’identité de la personne faisant la demande, Paulig peut demander la fourniture d’autres informations nécessaires pour confirmer votre identité.

Paulig fournira des informations sur l’action menée sur votre demande dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si nécessaire, selon la complexité et le nombre de demandes.

  • Droit d’accès à vos données à caractère personnel : Vous avez le droit d’obtenir de Paulig la confirmation que vos données à caractère personnel sont traitées et, le cas échéant, de recevoir des informations sur vos données à caractère personnel.
  • Droit de rectification : Vous avez le droit d’obtenir de Paulig sans délais déraisonnables la rectification de données à caractère personnel inexactes vous concernant.
  • Droit d’effacement (« droit d’être oublié ») : Vous avez le droit d’obtenir de Paulig l’effacement des données à caractère personnel vous concernant sans délais déraisonnables lorsque l’un des fondements suivants s’applique :  
    • vos données à caractère personnel ne sont plus utiles en relation avec les fins auxquelles elles ont été collectées ou utilisées ;
    •  vous retirez votre consentement sur lequel l’utilisation est basée et lorsqu’il n’y a pas d’autre fondement légal à l’utilisation ;
    • vous vous opposez au traitement et il n’y pas de fondements légitimes majeurs au traitement ;
    •  vos données à caractère personnel ont été traitées illégalement ;
    • vos données à caractère personnel doivent être effacées pour se conformer à une obligation légale de l’Union ou d’un État membre à laquelle Paulig est soumise ;
    • les données à caractère personnel ont été collectées en relation avec l’offre de services d’une sociétés d’information.

      Toutefois, vous n’avez pas droit à l’effacement si le traitement est nécessaire :
    • pour exercer le droit de liberté d’expression et d’information ;
    • pour la conformité à une obligation légale nécessitant le traitement part la loi de l’Union ou un état membre à laquelle Paulig est soumise, ou
    •    pour l’établissement, exercice ou défense contre une plainte. 
  • Droit de restriction du traitement : Vous avez le droit d’obtenir de Paulig la restriction de l’utilisation lorsque l’une des conditions suivantes s’applique :  
    •  l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par vous, pendant une durée permettant à Paulig de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
    •  l’utilisation est illégale et vous vous opposez à l’effacement des données à caractère personnel et à la place, vous demandez la restriction de leur utilisation ;
    • Paulig n’a plus besoin des données à caractère personnel pour l’utilisation, mais vous en avez besoin pour l’établissement, l’exercice ou la défense contre des plaintes ;
    • vous vous êtes opposé à l’utilisation en attendant de vérifier si les motifs légitimes de Paulig ont préséance sur les vôtres.
  • Droit de contestation : Vous avez, selon les motifs relatifs à votre situation particulière, le droit de vous opposer à tout moment à l’utilisation des données à caractère personnel vous concernant au titre des intérêts légitimes poursuivis par Paulig, y compris le profilage. Paulig ne pourra plus traiter les données à caractère personnel sauf si Paulig est dans la mesure de pouvoir démontrer des raisons impérieuses et légitimes irréfutables d’une utilisation pouvant s’écarter de vos intérêts, droits et libertés pour l’établissement, l’exercice et la défense contre des plaintes.  

    Lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct, vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation des données à caractère personnel vous concernant pour un tel marketing, y compris le profilage à condition qu’il soit lié au marketing direct en question.

    Veuillez noter que vous ne pouvez pas vous désabonner des messages du service de Paulig, incluant, sans s’y limiter, des consignes de sécurité et informations légales.

     
  • Droit à la portabilité des données : Vous avez le droit de recevoir des données à caractère personnel vous concernant, que vous avez fournies à Paulig, sous un format structuré, ordinairement utilisé et lisible par un ordinateur et avez le droit de transmettre ces données à un autre contrôleur lorsque :  
    • le traitement est basé sur le consentement ou sur un contrat, et
    • le traitement est effectué par des moyens automatisés 

9. Êtes-vous obligé de nous communiquer vos données à caractère personnel ?

Lorsque vos données à caractère personnel sont nécessaires pour que Paulig puisse remplir ses obligations contractuelles relatives à un contrat, vous devez nous communiquer vos données à caractère personnel. Par exemple, vous ne pouvez pas effectuer des achats au nom de votre organisation sans divulguer les données à caractère personnel nécessaires.  

10. Comment retirer votre consentement ?

Vous pourrez retirer tout consentement en contactant l’équipe de Paulig chargée de la protection de la vie privée (coordonnées dans la section 1) ou en utilisant les éventuels moyens électroniques fournis par Paulig.  

11. Prenons-nous des décisions basées sur nos moyens automatisés vous affectant ?  

Paulig ne prend pas de décisions uniquement basées sur le traitement automatisé donnant lieu à des effets juridiques vous concernant ou pouvant vous affecter. 

12. Utilisons-nous vos données à caractère personnel pour établir votre profil ?  

Paulig pourra cibler (et mesurer les performances de) des publicités vers des utilisateurs et visiteurs de sites web et applications ainsi que les destinataires de lettres d’information selon le profilage de l’activation et de la désactivation des services de Paulig à travers différents réseaux de publicités et échanges, en utilisant les données suivantes, séparément ou combinées :

  • données des technologies publicitaires d’activation et de désactivation de nos services, comme des balises web, des pixels, des libellés publicitaires, des cookies et des identifiants d’appareil ;
  • informations fournies par vous (p. ex., coordonnées) ;
  • données de votre utilisation de nos services (p. ex., historique des recherches, clic sur une publicité, etc.) ;
  • informations d’autres (p. ex. partenaires publicitaires et agrégateurs de données),
  • informations déduites des données (p. ex utilisation d’intitulés de poste pour déduire l’ancienneté ou de noms pour déduire le genre). 

13. Comment pouvez-vous exercer votre droit de déposer une plainte à l’autorité de contrôle ?  

Si vous suspectez une violation de la loi sur la protection des données, veuillez d’abord contacter l’équipe de Paulig chargée de la protection de la vie privée (coordonnées dans la section 1).  

Si la question n’est pas réglée à l’amiable entre vous et Paulig, vous pouvez contacter l’autorité de contrôle de l’État membre de l’UE de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction présumée, ou du pays où l’entité Paulig en question exerce ses activités. Vous trouverez les coordonnées de l’autorité compétente de chaque pays dans lequel Paulig opère

14. Quels sont nos principes de protection de vos données à caractère personnel ?  

Paulig a mis en place des protections techniques et administratives conçues pour sécuriser les données recueillies.  

Seul le personnel désigné de Paulig et des organisations opérant sur mandat de Paulig ou pour le compte de Paulig est habilité à prendre part au traitement des données à caractère personnel. Toutes les personnes participant au traitement disposent d’un droit d’utilisation personnel accordé par Paulig ou son partenaire de coopération. Différents niveaux d’accès ont été créés selon les données dont une personne a besoin selon son poste. Les systèmes sont protégés par un pare-feu qui interdit les accès non autorisés en dehors de Paulig, ainsi que par d’autres mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Tout le personnel de Paulig et ses sous-traitants sont tenus de garder les données à caractère personnel qu’ils obtiennent dans leur travail confidentiel. Les documents traités manuellement contenant des données à caractère personnel sont protégés contre l’accès non autorisé. 

15. Quelle loi appliquons-nous pour l’utilisation des données à caractère personnel ?  

L’utilisation des données à caractère personnel dans le système d’archivage de Paulig est régie par la loi sur la protection des données en vigueur de l’Union Européenne ainsi que par les lois nationales des pays dans lesquels Paulig est établie. 

16. Comment pouvons-nous actualiser cette Politique de confidentialité ?

Paulig peut modifier la présente Politique de confidentialité de temps à autre si nécessaire. Sauf disposition contraire de la législation applicable impérative, nous ne pouvons pas notifier personnellement les modifications aux personnes concernées. Par conséquent, nous vous encourageons à consulter la présente Politique de confidentialité de temps à autre pour connaître d’éventuelles modifications.